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マルシェ・フリマなどイベントの出店者管理システム

申込から当日まで、
出店者の管理を
これひとつで。

入金の確認も、書類の催促も、開催前の連絡も。いま対応が必要なことが画面に並ぶので、エクセルと通帳を見比べる時間がなくなります。

最初の1イベントは無料です。クレジットカードの登録もいりません。
主催者の画面|イベントの概要
第10回 まちなかマルシェ
11/21(土)・22(日)/中央公園 芝生広場
募集中
申込
58
出店確定
41
入金済み
34
入金待ち
7
対応が必要な項目
入金期限を3日過ぎています
ひだまり焼菓子店
入金を案内
確認待ちの仮申込
あおぞら珈琲(キッチンカー)
内容を確認
※ 画面はイメージです。屋号・イベント名はすべてサンプルです。

愛知で年間30本以上のイベントを運営する主催者が、自分たちの現場のためにつくりました。

開催のたびに増えていく申込フォーム、出店者名簿、入金の確認、提出書類、メール。規模が大きくなるほど、管理する情報も増えていきました。「もっとイベントの運営そのものに集中できる仕組みがほしい」。その経験から生まれたのがMarcheBaseです。

ほほえみあいち/合同会社セキレイ

ほほえみあいちのイベント。ステージで子どもたちが踊り、大勢のお客さんが見ている屋外のイベント。キッチンカーの前にお客さんが並んでいる屋内のフリマ会場。たくさんのお客さんでにぎわっている
よくある悩み

こんなこと、ありませんか?

  • 01「この人、入金してたっけ?」通帳とエクセルを見比べる
  • 02開催前日に、保険証券が出ていない出店者に気づく
  • 03前回、無断キャンセルした出店者を、また受け付けてしまう
  • 04毎回フォームと名簿をつくり直して、過去の出店者に案内を送れない
できること

ひとつのイベントを、
募集から次回の案内まで。

イベントの準備が進む順番に、MarcheBaseが引き受ける作業をご紹介します。

1|募集前

区分と料金を入れるだけで、
募集ページができあがる

これまで
開催のたびに、申込フォームと名簿を一からつくり直していた
これから
開催日・会場・募集区分・出店料を設定して公開すると、専用URLの募集ページができる

複数日割引や先行割引、先着順・抽選・キャンセル待ちにも対応しています。

イベントを作る|募集区分と出店料
募集区分募集数出店料(1日)
キッチンカー6¥8,000
テント20¥5,000
露店12¥4,000
室内ブース6¥3,000
2日目以降は1日あたり ¥1,000 引き公開する
2|募集中

残り枠も出店料も、
電卓なしでわかる

これまで
区分ごとの残り枠や割引後の金額を、申込が届くたびに手で計算していた
これから
開催日・区分ごとの申込状況がひと目でわかり、出店料は自動で計算される

過去に注意が必要だった出店者には、申込一覧で印がつきます。受け付けるかどうかは主催者が判断します。自動で申込を却下することはありません。

イベントの概要と申込一覧
11/21(土)
32 / 44
11/22(日)
22 / 44
キッチンカーテント露店室内ブース
あおぞら珈琲
キッチンカー/11/21・¥8,000
仮申込
つむぎ雑貨店
テント/両日・¥9,000(複数日割引 −¥1,000)
出店確定
ひだまり焼菓子店
露店/11/22・¥4,000
入金済み
3|出店決定後

入金と書類は、
「まだの人」だけ見ればいい

これまで
誰が未入金で、誰の保険証券が届いていないかを、名簿を上から順に探していた
これから
振込を確かめて「入金を確認」を押すと入金済みになり、未対応の出店者だけが一覧に残る

入金期限が近い出店者には、催促のメールが自動で届きます。通帳との照合は、これまでどおり主催者が行います。

申込一覧|未入金で絞り込み
未入金 7件
ひだまり焼菓子店
露店/11/22・¥4,000
入金期限を3日超過
あおぞら珈琲
キッチンカー/11/21・¥8,000
入金期限 11/14
こもれび陶房
テント/両日・¥9,000
入金を確認
必要書類が未提出
つむぎ雑貨店/PL保険の証券
提出を依頼
4|開催前

ブース番号を決めたら、
案内は自動で届く

これまで
配置を別の資料で管理し、開催前の案内を一人ずつメールで送っていた
これから
出店が決まった人の一覧でブース番号を割り振り、開催前の案内は決めた日に自動で送られる

ブース番号は、出店者のマイページに表示されます。案内の文面と送る時期は変えられます。出店者からの返信は、主催者のメールアドレスに直接届きます。

申込|配置(ブース番号)
11/21(土)11/22(日)
あおぞら珈琲
キッチンカー
K1
つむぎ雑貨店
テント
A3
ひだまり焼菓子店
露店
B2
こもれび陶房
テント
未定
開催前のご案内
自動送信メール
出店日の3日前
5|当日

会場では、スマホひとつで
受け取りを記録

これまで
印刷した名簿にペンで印をつけ、帰ってからエクセルに写していた
これから
当日の現金払いの出店料を受け取ったら、その場でスマホから開催日ごとに記録できる

全部の日を受け取ると「入金済み」になります。当日の進行表もスマホで確認できます。アプリのインストールは不要です。

申込の詳細|はなうた花店
当日のお支払い(現金)
11/21(土)
¥5,000
受け取り済み
11/22(日)
¥5,000
受け取った
当日の進行
9:00搬入開始
10:00開場
11:00キッズダンス(ステージ)
16:00終了・搬出
6|開催後

名簿が残るから、
次回の案内は一度で送れる

これまで
イベントごとに名簿がばらばらで、前回の無断キャンセルも記憶が頼りだった
これから
出店回数と注意の記録が出店者ごとに残り、次回の募集は「過去の出店者」を条件で絞って一斉に案内できる

注意の記録は主催者だけが見られます。出店者の画面には表示されません。

一斉連絡|宛先:過去の出店者
過去の出店者出店回数 1回以上最後の出店 1年以内
✓注意履歴のある出店者は除く
珈琲 まるねこ
出店 2回/最後:みどり公園マルシェ
パン工房 こむぎ
出店 1回/最後:第10回 まちなかマルシェ
送信件数
24 件
送信する

※ 画面はイメージです。屋号・イベント名はすべてサンプルです。

出店者の画面

出店者は、会員登録なしで
スマホから申し込めます。

「新しい仕組みだと、出店者に嫌がられないか」。ご安心ください。メールに届く確認コードを入力するだけなので、「新しい仕組みは苦手」という出店者にも案内しやすくなります。

  1. 出店要綱(募集ページ)
    第10回 まちなかマルシェ
    11/21(土)・22(日)10:00〜16:00
    中央公園 芝生広場
    キッチンカー1日あたり ¥8,000
    テント1日あたり ¥5,000
    露店1日あたり ¥4,000
    申し込む
    1 募集ページを開く
    SNSやLINEで届いたURLを押すだけ。
  2. 確認コードを入力
    tsumugi@example.jp に
    6桁のコードをお送りしました
    482015確認する
    迷惑メールフォルダもご確認ください
    2 メールアドレスを確かめる
    メールに届いた6桁のコードを入れます。
  3. 出店のお申し込み
    屋号・団体名
    つむぎ雑貨店
    出店区分
    テント
    出店日
    11/21(土)11/22(日)
    出店料 合計
    ¥9,000
    複数日割引 −¥1,000
    この内容で申し込む
    3 内容を入れて申し込む
    出店料はその場で表示され、受付のメールが自動で届きます。
  • 会員登録はいりません
    パスワードをつくる必要もありません。
  • 出店料に手数料はかかりません
    お支払いは銀行振込か、当日の現金払いです。
  • 返信は主催者に直接届きます
    案内メールへの返信は、主催者のアドレスに届きます。

※ 画面はイメージです。屋号・イベント名はすべてサンプルです。

ほかの方法との違い

申込の受付だけなら、
無料ツールでもできます。
違いは、その先です。

  • 出店申込の受付
    Googleフォーム+Excel:できる
    MarcheBase:できる
  • 区分ごとの定員・出店料
    Googleフォーム+Excel:数式を組み、毎回見直す
    MarcheBase:条件を設定すれば自動
  • 入金・書類の状況
    Googleフォーム+Excel:列をつくって手で更新
    MarcheBase:未入金・未提出が一覧に出る
  • リマインド
    Googleフォーム+Excel:手で送るか、スクリプトを書く
    MarcheBase:時期を選ぶだけ
  • 過去の出店者
    Googleフォーム+Excel:イベントごとの名簿を自分でまとめる
    MarcheBase:自動で蓄積
  • 注意が必要な出店者
    Googleフォーム+Excel:自分でメモを管理
    MarcheBase:申込時に表示

できる工夫すればできる

Googleフォームやエクセルでも、工夫すればできます。MarcheBaseは、その工夫と手間を最初から用意しています。

ご利用の流れ

かんたん3ステップで利用開始

  1. STEP 1

    主催者登録

    主催者情報を登録します。運営が内容を確認したあと(2〜3営業日が目安です)、ご利用いただけます。

  2. STEP 2

    イベントを作成

    開催日、会場、出店区分、料金など、イベントに必要な情報を設定します。

  3. STEP 3

    出店募集を開始

    募集ページを公開すると専用URLが発行されます。SNSやWebサイトなどから案内し、そのまま出店申込を受け付けられます。

料金

まずは1イベント、
無料でお試しください。

表示価格はすべて税込です。年払いをお選びいただくと、2か月分無料になります。

はじめての方
無料トライアル
年に数回〜毎月の開催(使う月だけの契約もできます)
スタンダード
1年中イベントを運営している/初期設定を任せたい
プロ

無料トライアル

¥0

最初の1イベント限定

  • 最初の1イベントは、開催終了まで無料です
  • すべての機能を使えます
  • 出店申込数:無制限
  • クレジットカードの登録は不要
  • 開催期間が7日以内のイベントが対象です(週末の2日間、3日間のお祭りなど)
  • 開催終了の30日後にデータを削除(有料プランにすると残せます)
無料ではじめる
おすすめ

スタンダード

¥3,300/月

年払い ¥33,000(2か月分無料) 年払いなら1か月あたり約¥2,750

  • 同時募集可能なイベント数:5件
  • 出店申込数:無制限
  • 出店者名簿・一斉連絡・書類管理
  • 抽選・キャンセル待ち・ブース配置
  • 予算管理・当日の進行表・アンケート
無料トライアルからはじめる

スタンダードに無料期間はありません。最初の1イベントを無料トライアルでお試しいただいたあと、管理画面からお申し込みいただけます。

プロ

¥9,900/月

年払い ¥99,000(2か月分無料)

  • 登録イベント数:無制限
  • 初期設定の代行(出店要綱・申込項目の移行)
  • 優先サポート
プロについて問い合わせる
よくある質問

よくあるご質問

  • いつでも解約できます次回更新日の前日までに手続きすれば、次回以降の料金はかかりません
  • データはCSVで書き出せます出店者名簿と申込一覧
  • 出店者情報は主催者ごとに管理ほかの主催者からは見えません
  • 無料トライアルのデータは引き継げます有料プランにすれば、そのまま残ります
Qどんなイベントで使えますか?

マルシェ、フリーマーケット、手づくり市、地域のお祭りなど、出店者を募集して申込を受け付けるイベントでお使いいただけます。1日だけの開催にも、毎月の定期開催や数日続くイベントにも対応しています。来場者の受付やチケット販売の機能はありません。

Q年に数回のイベントでも利用できますか?

はい。スタンダードプランは月ごとに契約・解約できるので、募集から開催までの月だけお使いいただけます。解約してもデータは残り、もう一度お申し込みいただくと、続きからお使いいただけます。

Q無料で利用できるのは1回だけですか?

無料トライアルでご利用いただけるのは最初の1イベントです。2件目以降は有料プランをご利用ください。無料トライアルのイベントのデータは、開催の終了から30日後に削除します(削除の前にメールでお知らせします)。それまでに有料プランにお申し込みいただくと、データはそのまま残ります。

Q毎月開催するような定期イベントも、無料で試せますか?

無料トライアルの対象は、開催期間が7日以内のイベントです。毎月開催のような定期イベントは、まず1回分の開催日で無料トライアルをお試しいただき、続けてご利用になる場合はスタンダードプランかプロプランをお選びください。

QGoogleフォームで受け付けている途中でも乗り換えられますか?

はい。すでに別のフォームなどで受け付けた出店者も、主催者の画面から登録できます。

Q解約したらデータはどうなりますか?

有料プランを解約しても、データはそのまま残ります。新しい出店申込の受付だけが止まります。退会された場合は、退会から90日後にすべてのデータを削除します。出店者名簿と申込一覧は、CSVで書き出せます。

Qスマートフォンでも使えますか?

はい。スマートフォンのブラウザでもお使いいただけます。アプリのインストールは不要です。申込の確認や入金の記録、出店者への連絡は、外出先からでも行えます。イベントの作成など入力の多い作業は、パソコンのほうが快適です。

Q出店者がパソコンに不慣れでも申し込めますか?

はい。会員登録やパスワードの作成は不要です。メールに届く確認コードを入力するだけで申し込めます。

Q出店料を当日の現金払いで受け取る場合も利用できますか?

はい。イベントごとに「銀行振込」「当日の現金払い」を設定できます。

Qクレジットカードで出店料を支払えますか?

現在、オンライン決済には対応していません。出店料は銀行振込または当日の現金払いで受け取ります。

Q出店者情報がほかの主催者に見えることはありますか?

ありません。出店者情報は主催者ごとに分けて管理され、ほかの主催者から閲覧することはできません。

次のイベントで、
一度使ってみてください。

最初の1イベントは、開催が終わるまで無料です。クレジットカードの登録もいりません。